Eine Verfahrensdokumentation nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ist im Wesentlichen eine Prozessbeschreibung der organisatorischen als auch technischen in einem Unternehmen vorhandenen buchhalterisch relevanten Geschäftsprozesse, die zur Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen dienen.
Damit wird sichergestellt, dass die Anforderungen der Abgabenordnung (AO) sowie des Handelsgesetzbuches (HGB) eingehalten werden.
Ziel der Verfahrensdokumentation ist die vollständige und nachvollziehbare Dokumentation von Arbeitsabläufen, des Internen Kontrollsystems eines Unternehmens sowie der Dokumentation des Datenzugriffs auf (steuerlich relevante) Daten unter Funktionstrennungsaspekten und der Einhaltung von Kompetenzregelungen.
Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation ist damit auch ein wichtiger Nachweis zur Tax-Compliance (Steuerehrlichkeit) eines Unternehmens.
Die Verfahrensdokumentation muss dabei vollständige und nachvollziehbare Informationen über: die Führung elektronischer Bücher, die Umsetzung der gesetzlich geforderten Aufbewahrungspflichten sowie die Verantwortlichkeiten und Kompetenzen zur Gewährleistung der beiden vorgenannten Punkte beinhalten.
Die Lektüre der Verfahrensdokumentation soll einen sachverständigen Dritten (zum Beispiel den Betriebsprüfer) in angemessener Zeit in der Lage versetzen, sich einen Überblick über alle relevanten Unternehmensstrukturen und Geschäftsprozesse zu verschaffen.
Konkret kann ein Betriebsprüfer anhand der Dokumentation damit nachvollziehen, wie buchhalterisch relevante Daten entstehen, ob sie an Schnittstellen vollständig und richtig übertragen werden und ob entsprechende Kontrollen im Rahmen eines Internen Kontrollsystems (IKS) vorhanden sind, so dass die Daten ohne die Möglichkeit von Veränderungen in das Buchhaltungssystem einfließen.
Außerdem muss die Verfahrensdokumentation beschreiben, wie die Einhaltung von gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten in elektronischen Systemen gewährleistet wird und wie der Zugriff auf diese Daten geregelt ist.
Da die Verfahrensdokumentation also beschreibt, wie der Jahresabschluss beim Einsatz von elektronischen Buchhaltungssystemen zustande kommt und die wahren Verhältnisse der Gesellschaft widerspiegelt, ist sie ein ganz wichtiger Aspekt des Jahresabschlusses eines Unternehmens und deshalb auch Bestandteil bei einer Betriebsprüfung.