Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ist im Wesentlichen eine Prozessbeschreibung der organisatorischen als auch technischen in einem Unternehmen vorhandenen buchhalterisch relevanten Geschäftsprozesse, die zur Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen dienen.

Damit wird sichergestellt, dass die Anforderungen der Abgabenordnung (AO) sowie des Handelsgesetzbuches (HGB) eingehalten werden.

Ziel der Verfahrensdokumentation ist die vollständige und nachvollziehbare Dokumentation von Arbeitsabläufen, des Internen Kontrollsystems eines Unternehmens sowie der Dokumentation des Datenzugriffs auf (steuerlich relevante) Daten unter Funktionstrennungsaspekten und der Einhaltung von Kompetenzregelungen.

Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation ist damit auch ein wichtiger Nachweis zur Tax-Compliance (Steuerehrlichkeit) eines Unternehmens.

Die Verfahrensdokumentation muss dabei vollständige und nachvollziehbare Informationen über: die Führung elektronischer Bücher, die Umsetzung der gesetzlich geforderten Aufbewahrungspflichten sowie die Verantwortlichkeiten und Kompetenzen zur Gewährleistung der beiden vorgenannten Punkte beinhalten.

Die Lektüre der Verfahrensdokumentation soll einen sachverständigen Dritten (zum Beispiel den Betriebsprüfer) in angemessener Zeit in der Lage versetzen, sich einen Überblick über alle relevanten Unternehmensstrukturen und Geschäftsprozesse zu verschaffen.

Konkret kann ein Betriebsprüfer anhand der Dokumentation damit nachvollziehen, wie buchhalterisch relevante Daten entstehen, ob sie an Schnittstellen vollständig und richtig übertragen werden und ob entsprechende Kontrollen im Rahmen eines Internen Kontrollsystems (IKS) vorhanden sind, so dass die Daten ohne die Möglichkeit von Veränderungen in das Buchhaltungssystem einfließen.

Außerdem muss die Verfahrensdokumentation beschreiben, wie die Einhaltung von gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten in elektronischen Systemen gewährleistet wird und wie der Zugriff auf diese Daten geregelt ist.

Da die Verfahrensdokumentation also beschreibt, wie der Jahresabschluss beim Einsatz von elektronischen Buchhaltungssystemen zustande kommt und die wahren Verhältnisse der Gesellschaft widerspiegelt, ist sie ein ganz wichtiger Aspekt des Jahresabschlusses eines Unternehmens und deshalb auch Bestandteil bei einer Betriebsprüfung.

Tax Engineer – Steueringenieur

Auf der Suche nach einem passenden Unternehmensnamen, habe ich mich an die Bezeichnung des „Tax Engineers“ erinnert, von der ich zum ersten Mal im Jahr 2016 gelesen habe. Daher möchte ich die entsprechenden Artikel an dieser Stelle aufgreifen:

„Die digitale Transformation wird alles verändern, auch das Berufsbild des Steuerberaters. (…) Der Tax Engineer arbeitet an der Schnittstelle zwischen Steuern und Informationstechnologie, versteht die digitalen Geschäftsmodelle, spricht die Sprache der IT, transformiert bestehende steuerliche Regelungen in die digitale Welt und wirkt mit an der Fortentwicklung des Steuerrechts.“

Quelle: Vom Steuerberater zum Tax Engineer (Stefan Groß, PSP München, 11/2016)

Willkommen

Hallo, mein Name ist Henning Göcke, ich bin Steuerberater und Wirtschaftsingenieur.

Während meiner langjährigen Tätigkeit in der Finanzverwaltung als Software-Entwickler und Betriebsprüfer habe ich die Begeisterung für die Verknüpfung von Steuerrecht und IT entdeckt.

Als Steuerberater möchte ich neben der klassischen Steuerberatung für dich erster Ansprechpartner in allen Fragen rund um deine digitalen kaufmännischen Prozesse in deinem Unternehmen sein.

Dabei sehe ich eine deutliche Notwendigkeit zur Beratung in den Bereichen Verfahrensdokumentation und Tax Compliance.